書類の整理の基本〜重要度ごとに収納先を決めておく

公開講座部の大石は整理の達人。いつも机の上がキレイです。どんなことを気をつけてるの？という私達の質問に、大石が答えてくれました。
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まず必要な書類かを確認する

職場の自分のデスクが散らかっていてどこに何があるのか分からないという方も少なくないと思います。特にその中で書類が山積みになってしまったりいたるところに散在していることも多いのではないでしょうか。書類の整理の最初はまず必要な書類かどうかを判断し必要の無いものは破棄することです。書類は形に残るのでついついとっておきがちですが、過去の書類で必要の無いものやデータとして残っているので紙ベースにしておく必要の無い書類は破棄してしまうとすっきりとします。

書類の重要度を確認する

次に残った必要な書類の中で重要性の確認をして重要度ごとにまとめていくことが大切です。会社として残す必要のあるものなのか部署として必要なのか個人でとっておきたい書類なのかを判断しましょう。また、重要度は会社や部署によって様々だと思いますので、部署やグループで話し合って決めることも必要かもしれません。

収納先を決定し周知する

重要度ごとに書類を分けてもそのまま放置をしていたら気が付けばまた書類の山ができていることでしょう。そうならないためには分けた書類はきちんと保管をするクセをつけることです。重要度ごとに分かりやすいファイルなどを用意して収納をする。部署やグループであれば共通の場所に保管し周知をし、個人での管理であれば自分のデスクの引き出しのどこにしまうのかのルールを決めることが大切です。

必要なもの以外プリントアウトしない

最後に、書類は溜まってしまうとなかなか片付けようとは思いにくく、片付けなければいけない状態の頃にはすぐに終わらず通常の業務よりも時間がかかってしまうこともあるかもしれません。そうならないためにまずは必要な書類だけをプリントアウトすることをお勧めします。何でもかんでもプリントアウトするのは要らない書類が増えますしエコでもありません。必要な書類だけを必要な部数だけ用意して、必要なかったものはすぐに捨てて収納する。面倒くさいかもしれませんが毎回少しの時間だけこのことに費やせば必要書類がすぐに収納でき、取り出せるようになります！

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