入社２〜３年目の社員に成長実感を与える「文書要約トレーニング」

２〜３年目社員は「伝えるスキル不足」を解消することで「伸びる」

入社２〜３年後といえば、ビジネスパーソンとしての成長を感じることができるようになる時期です。そして「だいぶ仕事ができるようになったのだから、そろそろ仕事を任せて欲しい」と思っています。

しかし現実には、上司や先輩に自分の考えをうまく伝えられないがために、「報告すらろくにできないやつに、仕事なんて任せられない」と思われてしまうことが多々あります。仕事を任せてもらえないために、伸びている実感を得られず、転職さえ考えてしまう事もあります。何かしら一つでも「お前に任せれば安心だ！頼む」といわれれば、やる気もあがるのですが、「伝えるスキル」が不足しているがためにそのチャンスがないという方も多いと思います。

じつは、この「伝えるスキル不足」に対しては、短時間の研修を行う事で、解決の糸口がつかめるものです。「伝えられない」理由の一つには、組織で必要とされる論理力が不足している（判断の軸がずれている）ことがあげられます。もう一つは、説明の技術が不足していることです。

この二つの不足を補うのに有効なのが、インソースの文書研修でおなじみ「要約説明トレーニング」です。

◇インソース看板メニュー【ビジネス文書研修】

組織における論理力と説明技術を鍛えるのが解決のポイント

企業には企業特有のものの見方が存在します。この見方こそ、組織における論理力の源です。文書要約を通じて次のようにこの「見方」を鍛えることができます。

１．自分にとってどのような内容が重要かを考えながら要約する
→自分の部署・会社・業界に有用な情報は何かが見抜けるようになる

２．相手（上司）が求める情報が何か
→ビジネスのポイントはどこにあるかを見極める力がつく

つまり、文書要約を繰り返すことで、上司とのものの見方のズレをなくすことができるのです。

要約する際の文章量として、インソースでは約１分で説明できる分量（およそ２００字）でまとめることを薦めていますが、この分量、実は忙しい上司に伝えることを想定したものです。内容を取捨選択しながらまとめた内容を１分間で声に出して説明する練習を何度も行います。すると、驚くほど「説明の技術」は向上します。

超お手軽！文書要約トレーニングの進め方

文書要約トレーニングは集合研修で行うのが効果的です。簡単に研修のステップをご紹介します。

１．仕事に関する文章（プレスリリースや新聞記事など）を２００字程度に要約してみる
→１行５０文字以内で４行に収まるように書きます。重要だと思う内容を吟味して書きます。しっかりと完了までの時間を測定するようにしてください。
◇【ダウンロード可】要約する文書例

２．グループワークで成果物を見比べる
→受講者同士で内容を比べることで、新たな気づきが得られます。お互いの「ものの見方」のレベルアップが自然にはかれます。

３．要約について講師から解説する
→「自社の視点で見た」模範解答を提示、説明します。ここで、文書要約で重要なのは、国語力ではなく、仕事力であることを認識していただきます。また、「誰が」「何を」、「数字・日付」などの欠落してはいけないところがしっかり書けているかもチェックします。

４．要約した内容を「相手のメリット」を考えながら説明する練習をする
→自分の要約内容を１分間でわかりやすく説明する練習をします。
要約内容そのままではなく、相手の興味・意識を考えて話すようにします。いきなり説明練習に入るのではなく、相手のメリットは何なのかをあらかじめ考えておくとよいでしょう

◇【ダウンロード可】伝える相手のメリット（興味）を考えるシート
◇中堅社員研修〜伝える力を鍛える編（２日間）

５．同じ内容を再度やってみる
→上記１〜４のステップを日を改めて再度行います。２回目にもなると、所要時間もかなり短縮され、受講者のモチベーションが高まりますし、スキルアップとしても有効です。何度も研修の時間が取れないようなときは、宿題にして、研修担当部署や上司がチェックするようにすると、同様の効果が得られます。

このような簡単な研修を通じて、若手社員の伝える力がアップし「上司は安心して仕事を頼める」「本人は、仕事を任されてやる気やスキルがあがる」という相乗効果が得られます。

企業の戦力として、大変重要な若手社員のスキルを、研修担当者としてこの機会にぜひ高めてあげましょう！
（瓦）

☆そのほか、若手社員におススメの研修は・・・↓
◇中堅社員研修〜職場の“キーマン”として活躍するために（２日間）
◇中堅社員研修〜中堅社員能力開発編（１日間）

電話：０３−５２５９−００７０
ＦＡＸ：０３−５２５９−００７５
ＷＥＢでのお問い合わせはこちら